jul 27

PMBoK: Grupo de Processos de Planejamento (Parte 1)

Gerenciamento de Projetos, Planejamento, PMBoK 3 Comentários Gerenciamento de Projetos

Dando continuidade a série sobre Gerenciamento de Projetos chegamos ao grupo com o maior número de processos de todo o guia e onde os processos estão mais intimamente ligados, o Grupo de Processos de Planejamento, é nessa etapa do seu projeto que todas as questões relativas a ele devem ser planejadas, isso inclui o planejamento de todas as tarefas a serem executadas no projeto, o planejamento dos custos dessas tarefas e do projeto como um todo, do prazo para execução das mesmas, das aquisições que devem ser feitas para que o projeto possa ser desenvolvido, o planejamento de todo o envolvimento de pessoal no projeto e uma avaliação de todos os riscos ao qual o projeto está sujeito e o planejamento do plano de respostas a esses riscos.

Processo 4.2 – Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto

O Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) é um documento que detalha como será feito todo o gerenciamento do projeto, em projetos maiores esse documento tende a ser bastante extenso e complexo e pode sofrer constantes alterações durante o decorrer do projeto de acordo com novas informações e perspectivas o que o projeto possa vir a ter com seu tempo de vida.

Entradas do Processo

Termo de Abertura do Projeto

Uma das saídas do processo 4.1 definida no artigo anterior sobre  Grupo de Processos de Iniciação.

Saídas dos Processos de Planejamento

Como dito anteriormente o Plano de Gerenciamento do Projeto pode sofrer mudanças durante o ciclo de vida do projeto para se adequar a possíveis novas realidades do projeto, dessa forma as saídas dos processos de planejamento descritas a seguir também servirão de entrada para esse processo formando um ciclo de revisões desse e de outros processos, dessa forma se uma mudança é feita na Estrutura Analítica do Projeto (EAP) para incluir uma nova atividade que não havia sido prevista anteriormente, por exemplo, essa nova inclusão de atividade poderá impactar em prazos, custos e outros fatores do projeto, dessa forma o PGP deverá ser revisado para se adaptar a essa nova realidade do projeto.

Fatores Ambientais e Ativos de Processos Organizacionais

Da mesma forma como descritos nos processos anteriores no artigo sobre Grupo de Processos de Iniciação, porém nesse caso de forma mais ampla, já que o PGP irá tratar de várias questões sobre o projeto em questão praticamente todos os fatores ambientais e ativos de processos referentes a todas as experiências passadas e metodologias da empresa poderão ser levadas em consideração para o desenvolvimento desse documento

Ferramentas e Técnicas

Opinião Especializada

Da mesma forma como descrito nos processos anteriores.

Saídas do Processo

Plano de Gerenciamento do Projeto

O Plano de Gerenciamento do Projeto propriamente dito é a saída desse processo, por ser um documento na maioria das vezes extenso pode ser dividido em diversos documentos como os descritos na listagem a seguir e quaisquer outros que possam ser necessários:

  • Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto
  • Plano de Gerenciamento do Cronograma
  • Plano de Gerenciamento de Custos
  • Plano de Gerenciamento da Qualidade
  • Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos
  • Plano de Gerenciamento das Comunicações
  • Plano de Gerenciamento de Riscos
  • Plano de Gerenciamento de Aquisições
Esse documento poderá ainda conter outros itens como lista de marcos do projeto, descrição detalhada dos recursos do projeto, gráficos de qualidade, cronograma e desempenho do projeto, além de outras informações que forem consideradas necessárias.

Processo 5.1 – Coletar os Requisitos

Quando falamos em requisitos estamos nos referindo a dois tipos de requisitos, os requisitos do projeto e os requisitos do produto ou serviço que será entregue ao final do projeto, dessa forma o processo de coleta de requisitos aqui definido visa a obtenção de todos os requisitos em ambos os casos, para que essas atendam as expectativas dos clientes e demais interessados no projeto. Vamos usar como exemplo um projeto de construção de uma arena de esportes para as olimpíadas do Rio de 2016 (eu poderia usar a copa de exemplo, mas eu prefiro os esportes olímpicos ao futebol), a construção dessa arena terá que ser concluída até o final do ano de 2015 (para que haja tempo de realizar os devidos testes até a olimpíada), um requisito do projeto, e terá que ter uma área para o público que comporte 200.000 espectadores, ou seja, um requisito do produto.

Tanto os requisitos do projeto quando os requisitos do produto devem ser devidamente identificados por mais óbvios que possam parecer, no exemplo anterior parece óbvio que a construção da arena deve ficar pronta para as olimpíadas, mas um interessado no projeto pode não ter conhecimento do tempo necessário para os testes de arena e caso isso não tenha sido bem definido acreditar que o prazo final é para um dia antes do primeiro evento a acontecer nessa arena, se isso acontecer os resultados poderiam ser catastróficos.

Entradas do Processo

Termo de Abertura do Projeto

Uma das saídas do processo 4.1 definida no artigo anterior sobre  Grupo de Processos de Iniciação.

Registros das Partes Interessadas

Uma das saídas do processo 10.1 definida no artigo anterior sobre  Grupo de Processos de Iniciação.

Ferramentas e Técnicas

Entrevistas

Entrevistas podem ser realizadas com os clientes ou demais interessados no projeto sendo elas formais ou informais com o intuito de coletar qualquer informação que possa servir como base para a identificação de um requisito do projeto ou produto, podem ocorrer individualmente ou em grupo assim como podem ser feitas com perguntas formuladas antecipadamente ou espontâneas, deve ser feito o registro das conversas ou respostas para que possa se identificar os requisitos do projeto ou produto posteriormente, esse registro também pode ser feito através de anotações ou de gravações devidamente autorizadas da entrevista.

Dinâmicas de Grupo

É uma atividade realizada em grupo composto por interessados no projeto e/ou especialistas na área do projeto com a presença de um moderador que deverá guiar esse grupo através de uma discussão interativa de forma mais informal que as entrevistas, essa dinâmica também poderá ser incrementada com atividades práticas visando ilustrar melhor a área de atuação do projeto. Esse tipo de atividade é freqüentemente utilizada em seleções de profissionais e no caso do projeto deve ocorrer de forma muito semelhante, sendo diferentes pelo fato de que na seleção de pessoal essa atividade tem o intuito de avaliar as competências individuais do candidato a vaga e no caso das dinâmicas para identificação dos requisitos com o intuito de identificar os requisitos ou outras informações que possam levar aos requisitos do projeto ou produto.

Oficinas

Oficinas são atividades realizadas entre a equipe de desenvolvimento do projeto e diferentes tipos de interessados no projeto para identificar as necessidades de cada um desses tipos de interessados e dessa forma incluir as necessidades julgadas importantes aos requisitos do projeto ou produto.

Técnicas de Criatividade em Grupo

Técnicas de criatividade em grupo são quaisquer atividades realizadas em grupo que permitam que seus participantes possam, através da sua criatividade sugerir informações relevantes para o projeto que, nesse caso, resultem em uma identificação de requisito, essa técnicas incluem mas não se limitam a atividades de brainstorm, grupo nominal (brainstorm com votação das idéias levantadas), mapas mentais além de outras.

Técnicas de Tomada de Decisões em Grupos

É um processo de avaliação em grupo para selecionar quais os requisitos identificados através de outros métodos serão considerados como requisitos do produto ou projeto, pode ser realizada por unanimidade, quando todos os participantes devem concordar com a inclusão de um requisito para que esse seja aceito, por maioria, quando 50% ou mais precisam concordar para que ele seja aceito, por pluralidade, quando o requisito mais votado independentemente de ter atingido a maioria será aceito ou por ditadura, quando a decisão cabe a uma única pessoa.

Questionários e Pesquisas

Conjunto de questões escritas apresentadas ao cliente ou a outras partes interessados do projeto para que sejam respondidas de forma dissertativa ou objetiva. Após a coleta das respostas podem ser calculados dados estatísticos dessas respostas para encontrar requisitos ou indicadores de requisitos do projeto ou produto.

Observações

Através dessa técnicas são realizadas observações do dia-a-dia de uma empresa ou de um cliente para verificar como esse age em seu próprio ambiente, dessa forma é possível encontrar requisitos do projeto ou produto que possam ter passado desapercebido as outras formas de identificação por relutância dos interessados em expressar esse requisito ou mesmo por esse ser um requisito tão presente no dia-a-dia que passou a ser entendido pelos envolvidos como algo natural e portanto difícil de ser identificado de forma clara, essas obervações podem ser efetuadas por indivíduo externo ao processo ou mesmo por um indivíduo participante do processo, devendo essas serem documentadas para identificação dos requisitos.

Protótipos

São modelos do produto final usados para realização de testes de funcionalidade, segurança, durabilidade e outros fatores do produto, podem auxiliar bastante na identificação de requisitos principalmente do produto visto que permitem uma visão clara do qual será o resultado final do projeto.

Saídas do Processo

Documentação dos Requisitos

É um documento formal que defini e detalha quais os requisitos encontrados foram aceitos como requisitos do produto ou projeto de forma objetiva para que possam ser qualificados e quantificados futuramente. Esse documento deve portanto conter a descrição individual de cada requisito seja ele do projeto ou do produto juntamente com o dados que permitam que esses requisitos sejam mensurados e passíveis de testes. Para exemplificar digamos que estamos desenvolvendo um relógio a prova d’agua, um dos requisitos mais óbvios desse produto é de que ele não sofra danos caso entre em contato com a ‘agua, porem é preciso definir exatamente a que profundidade esse relógio poderá ser emergido e qual a condição máxima de temperatura e pressão da ‘agua deve ser levada em consideração para isso, dessa forma será possível verificar se esse requisito foi realmente atendido durante o desenvolvimento do projeto e ao seu final.

Plano de Gerenciamento de Requisitos

E outro documento que defini com será feito o gerenciamento dos requisitos do projeto e do produto, ou seja, em que momento do projeto cada um desses requisitos será avaliado e de que forma essa avaliação será feita. Esse documento integra o Plano de Gerenciamento do Projeto descrito anteriormente.

Matriz de Rastreabilidade de Requisitos

É uma tabela que relaciona os requisitos de um projeto ou produto com as suas origens, assim como justificam a inclusão dos requisitos em questão no produto ou projeto, essa matriz é útil para auxiliar a definição de informações chave a respeito dos atributos e auxiliar na verificação do cumprimento dos requisitos.

Processo 5.2  - Definir o Escopo

Novamente quando falamos de escopo nesse caso estamos falando do escopo do projeto e do produto, definir o escopo e portanto o desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto, esse é um processo crítico para o sucesso do projeto, visto que um erro ou ausência na definição do escopo podem gerar um produto ou projeto incompleto ou incorreto. Nesse ponto também são adicionadas premissas e restrições do produto ou projeto, assim como em muitos processos descritos esse também é um processo que deve ser constantemente revisto para aprimorar o escopo e adaptar a possíveis novas realidades do produto ou projeto.

Entradas do Processo

Termo de Abertura do Projeto

Uma das saídas do processo 4.1 definida no artigo anterior sobre  Grupo de Processos de Iniciação.

Registros das Partes Interessadas

Uma das saídas do processo 10.1 definida no artigo anterior sobre  Grupo de Processos de Iniciação.

Ativos de Processos Organizacionais

Da mesma forma como descritos nos processos anteriores.

Ferramentas e Técnicas

Opinião Especializada

Da mesma forma como descrito nos processos anteriores.

Análise do Produto

Se o projeto em questão tem como entrega um produto final deve ser feita uma analise completa desse produto com o objetivo de identificar qualquer informações que possa ser útil para o desenvolvimento do escopo do produto.

Identificação das Alternativas

A Atividade de identificação das alternativas tem como objetivo verificar se as escolhas relacionadas ao produto ou projeto são mesmo as melhores possíveis, para isso deve-se encontrar alternativas para o modo como o projeto foi inicialmente planejado e comparar essas opções. caso o modo como o projeto foi inicialmente planejado seja de fato o melhor modo, esse deve ser mantido, caso contrário deve-se verificar se a alternativa encontrada não possui nenhum limitação com relação as demais premissas do projeto para que então possa ser substituída.

Oficinas

Conforme descrito anteriormente.

Saídas do Processo

Declaração do Escopo do Projeto.

É um documento formal que define e descreve de forma detalhada do escopo do projeto e do resultado esperado, bem como as suas possíveis entregas intermediárias e o modo como a equipe do projeto chegará a essas entregas, dessa forma esse documento deverá conter as seguintes informações:

  • Descrição do Escopo do Produto
  • Critérios de Aceitação do Produto
  • Entregas do Projeto
  • Exclusões do Projeto
  • Restrições do Projeto
  • Premissas do Projeto
Atualizações dos Documentos do Projeto

Com o resultado final desse processo os seguintes, mas não limitados a esses, documentos ou processos podem necessitar de revisões ou atualizações:

  • Registros das Partes Interessadas
  • Documentação dos Requisitos
  • Matriz de Rastreabilidade dos Requisitos

Processo 5.3 – Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Estrutura Analítica do Projeto

Estrutura Analítica do Projeto

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS – Work Breackdown Structure), é um diagrama de organização das atividades do projeto, ou seja uma decomposição hierárquica das atividades e entregas de um projeto, a figura ao lado é um exemplo de EAP de um projeto de desenvolvimento de programação para um seminário a ser realizado sobre empreendedorismo.

Entradas do Processo

Declaração do Escopo do Projeto

Uma das saídas do processo 5.2 definido acima

Documentação de Requisitos

Uma das saídas do processo 5.1 definido acima

Ativos de Processos Organizacionais

Da mesma forma como descritos nos processos anteriores.

Ferramentas e Técnicas

Decomposição

Através dessa técnica o projeto é dividido em macro-atividades formando as atividades de primeiro nível, que são então divididas em outras atividades menores, denominadas atividades de segundo nível e assim por diante até que se chegue a um nível aceitável de detalhamento do projeto, esse nível de detalhamento não é definido pelo PMBoK, porem nos projetos em que trabalho eu procuro sub-dividir as atividades até que todas as atividades do último nível possa ser realizada por apenas um único individuo em um apenas um impulso de trabalho, caso isso seja possível, dessa forma as atividades se tornam simples de serem desenvolvidas e sem que seja necessário interromper essa atividade no meio para dar prosseguimento futuramente.

Saídas do Processo

Estrutura Analítica do Projeto

É o diagrama em si que representa de forma hierárquica as atividades do projeto assim com mostrado na figura acima.

Dicionário da EAP

O dicionário da EAP é um documento que fornece a descrição detalhada para cada uma das atividades presentes na EAP, para que as atividades possam ser relacionadas entre a EAP e o seu dicionário é usado um sistema de código numérico da mesma forma como exemplificado na figura, esse documento deve conter as seguintes informações:

  • Código Identificador
  • Descrição do Trabalho
  • Organização ou Recurso Responsável pela Execução
  • Lista de Marcos do Cronograma
  • Recursos Necessários
  • Estimativas de Custo
  • Requisitos de Qualidade
  • Critérios de Aceitação
  • Referências Técnicas
  • Informações do Contrato
Linha de Base do Escopo

É um componente do projeto onde que incluí os seguintes documentos já desenvolvidos anteriormente, agrupados para facilitar a encontrabilidade das informações referentes ao projeto:

  • Declaração de Escopo do Projeto
  • Estrutura Analítica do Projeto
  • Dicionário da EAP
Atualização dos Documentos do Projeto

Com o resultado final desse processo os seguintes, mas não limitados a esses, documentos ou processos podem necessitar de revisões ou atualizações:

  • Documentação dos Requisitos

Conclusão

Esses são apenas os quatro primeiros processos do grupo de processo de planejamento, como eu disse anteriormente esse é o grupo com maior número de processos, portanto darei continuidade à ele nos próximos artigos.

3 respostas para “PMBoK: Grupo de Processos de Planejamento (Parte 1)”

  1. [...] continuidade a série sobre Gerenciamento de Projeto e a Primeira Parte do Grupo de Projetos de Planejamento que é, como dito anteriormente o maior dos grupos de processos do PMBoK esse artigo irá falar dos [...]

  2. [...] linha Base do Escopo do Projeto é uma das entregas do processo 5.3 abordado na Primeira Parte do Grupo de Processos de Planejamento e contém a declaração do escopo do projeto, a estrutura analítica do projeto e seu dicionário, [...]

  3. [...] Linha Base do Escopo do Projeto (Processo 5.3), composta pela Declaração de Escopo, EAP e Dicionário da EAP, contêm informações importantes [...]

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