Paulo Eduardo

PMBoK: Grupo de Processos de Planejamento (Parte 8)

Dando continuidade a série sobre planejamento de projetos esse artigo irá falar do último processo do grupo de planejamento, o processo de planejar as aquisições.

Processo 12.1 – Planejar as Aquisições

O último processo do planejamento do projeto é o processo de planejar as aquisições desse projeto, esse processo consiste em decidir quais aquisições serão necessárias para o bom andamento do projeto e de que forma essas aquisições serão feitas.

Entradas do Processo

Linha Base do Escopo do Projeto

A Linha Base do Escopo do Projeto (Processo 5.3), composta pela Declaração de Escopo, EAP e Dicionário da EAP, contêm informações importantes sobre o escopo do projeto que podem ajudar nas decisões de aquisições do projeto, além disso contêm as premissas restrições e limites do projeto que também podem auxiliar nessa tomada de decisões

Documentação dos Requisitos

Os requisitos do projeto são fundamentais para poder identificar quais recursos necessários ao projeto precisarão ser fornecidos por terceiros.

Acordos de Cooperação

É possível que existam acordos de cooperação que tenham ação sobre o projeto e que influenciem no planejamento das aquisições do mesmo, alguns exemplos de acordos são acordos entre a empresa executora ou equipe do projeto e o cliente do projeto, que podem definir responsabilidades sobre o fornecimento de recursos para o projeto ou responsabilidades sobre a contratação de fornecedores desses recursos, acordos com investidores que também podem definir as mesmas responsabilidades além de acordos bilaterais de fornecimento com os investidores, acordos de cooperação entre os responsáveis pelo projeto e fornecedores terceirizados de recursos, além de outros.

Registro dos Riscos

Riscos podem estar ligados as aquisições do projeto por isso é fundamental que durante o processo de planejamento das aquisições o Registros de Riscos (Processo 11.2) sejam sempre consultados para verificar se uma determinada aquisição de recurso não pode impactar positivamente ou negativamente em um risco do projeto ou até mesmo criar ameaças ou oportunidades não antes encontradas.

Decisões Contratuais Relacionadas aos Riscos

Os mesmo fatores que se aplicam ao Registro dos Riscos também podem se aplicar a decisões contratuais relacionadas aos riscos, dessa forma também é fundamental que durante o processo de planejamento das aquisições essas decisões contratuais também sejam consultadas para que não haja nenhum tipo de quebra de contrato do projeto.

Requisitos de Recursos das Atividades

Além dos requisitos de recursos do projeto como um todo muitas atividades podem ter requisitos de recursos individuais que demandem a realização de uma aquisição do projeto, por isso os Requisitos de Recursos das Atividades (Processo 6.3) também devem ser consultados para que possam ser identificadas todas as necessidades de aquisição do projeto. Atividades que ainda não tiverem sido detalhadas durante as fases iniciais do projeto podem demandar recursos que ainda não tinham sido identificados resultando em uma nova necessidade de aquisições, por isso a medida que as atividades forem sendo detalhadas também é preciso revisar o planejamento das aquisições.

Cronograma do Projeto

Algumas aquisições deverão ser feitas em momentos específicos do projeto, em outros casos o momento de realização da aquisição não é obrigatório porém pode causar impactos nos projetos, por exemplo, é possível que uma determinada matéria prima necessária para execução do projeto possua curto prazo de validade, essa matéria prima não poderá ser adquirida com muita antecedência à atividade na qual ela for usado pois isso pode causar perda de material para o projeto e necessidade de nova aquisição, causando prejuízo tanto financeiro quanto ao cronograma, outros matérias como máquinas necessárias para a execução de tarefas podem ter prazos de entrega elevados e por isso não podem devem ser adquiridos com certa antecedência para não causar impactos ao cronograma, porém essa antecedência também não pode ser muito grande pois iria gerar uma necessidade de armazenamento desse maquinário, que pode ser grande, que causaria impacto nos custos do projeto. Além disso outros fatores devem ser levados em consideração para essa decisão como oscilações de preço de matérias primas durante determinada etapa, além de outros fatores, por isso é fundamental que as decisões referentes ao Planejamento das Aquisições estejam intimamente ligadas com o Cronograma do Projeto (Processo 6.5)

Estimativa de Custos das Atividades

Aquisições geram custos ao projeto, e esses custos não devem ultrapassar o que for previsto para o projeto ou para as atividades nas quais esses recursos serão utilizados, e mais do isso não podem ultrapassar em hipótese alguma os limites máximos de recursos financeiros do projeto, por isso é muito importante que as decisões relacionadas ao Planejamento das Aquisições levem em consideração esses limites e a Estimativa de Custos das Atividades (Processo 7.1)

Linha Base do Desempenho de Custos

A Linha Base do Desempenho de Custos (Processo 7.2) além de demonstrar de forma gráfica o recursos financeiros do projeto ainda faz isso com relação ao tempo do projeto por isso esse documento pode auxiliar tanto nas decisões relativas aos custos das aquisições quanto nas decisões relativas ao momento das aquisições.

Fatores Ambientais e Ativos de Processos Organizacionais

Fatores contratuais ou normativos assim como informações históricas ou estatísticas acerca das aquisições de um projeto também podem ser levadas em consideração durante o processo de Planejar as Aquisições do projeto.

Ferramentas e Técnicas

Análise de Fazer ou Comprar

Antes de dar início ao processo de decisão de aquisição para o projeto é preciso decidir se o recurso necessário para execução do mesmo não pode ser produzido internamento ao projeto ou se não existem outras vantagens ou desvantagens entre fazer o próprio recurso ou adquiri-o. Para que essa decisão seja efetiva é preciso levar em consideração todos os custos e prazos relacionados ao possível desenvolvimento do recurso internamente ou de a sua compra, além disso caso seja decidido adquirir esse recurso de fontes externas ainda será necessário se essa aquisição será permanente (compra) ou temporária (aluguel).

Opinião Especializada

A opinião de um especialista em aquisições ou na área de atuação do projeto pode auxiliar nas decisões referentes ao planejamento das aquisições além de poder auxiliar também na escolha dos fornecedores de determinados recursos caso esses sejam necessários.

Tipos de Contrato

Após decidir pela aquisição de um recurso para o projeto ainda será necessário decidir qual o modo de contratação ou aquisição desses produtos e qual os acordos comerciais e contratuais estarão presentes nessa negociação, existem diversos tipo de contratos que podem reger uma aquisição dentro de um projeto, podem ser contratos de preço fixo, onde o valor a ser utilizado na aquisição do recurso é o mesmo independentemente de outros fatores relativos a utilização do recurso, contratos de preços variável que podem ser regidos por índices de inflação ou outros acordos contratuais além de diversos outros, não é o escopo desse artigo tratar de decisões jurídicas acerca das aquisições de um projeto, porém caso a sua empresa ou equipe de projeto não tenha a experiencia necessária para o desenvolvimento de um contrato de aquisição sólido pode ser benéfico ao projeto que esse contrato seja desenvolvido por um profissional capacitado.

Saídas do Processo

Plano de Gerenciamento das Aquisições

O Plano de Gerenciamento das Aquisições defini como serão realizados os processo de aquisições ao longo do projeto e como esses processos serão monitorados para garantir que os mesmos estejam sendo executados da melhor forma possível, esse documento deve conter informações sobre quais recursos serão adquiridos, quais são os fornecedores em potencial de cada um desses recursos, quais são as condições de fornecimento que deverão ser acordadas entre responsável pelo projeto e fornecedor, quais atividades secundárias e custos indiretos (transporte, armazenamento) estão relacionados a essas aquisições, quando essas aquisições devem ser realizadas e qualquer outra informação que possa ser útil para o gerenciamento das aquisições.

Declaração do Trabalho das Aquisições

As Declarações do Trabalho das Aquisições são documentos individuais para cada aquisição que ficarão disponíveis aos fornecedores ou potenciais fornecedores com dados sobre a parcela do escopo do projeto que se relaciona com essa aquisição em específico para que esses fornecedores possam determinar se são capazes de atender a essa demanda de fornecimento da forma como ela é necessária. Por conter apenas a parcela das informações necessárias a cada aquisição deve fazer isso de forma clara sem que deixe de suprir dependências com outras informações que possam dificultar o entendimento das necessidades relativas as aquisições

Decisões de Fazer ou Comprar

São documentos que detalham os motivos das decisões tomadas entre fazer ou comprar cada um dos recursos necessários ao desenvolvimento do projeto, podem conter justificativas subjetivas como a deficiência da empresa no desenvolvimento de um recurso específico ou informações mais objetivas como comparativos de custos e prazos entre as opções de fazer ou comprar determinado recurso.

Documentos de Aquisição

São documentos enviados aos fornecedores em potencial para a solicitação de propostas de fornecimento de recursos ao projeto, a empresa responsável pelo projeto prepara esses documentos com o objetivo de facilitar o entendimento por parte dos fornecedores em potencial das necessidades de fornecimento de recursos para o projeto e consequentemente receber em troca uma resposta mais exata com relação a possibilidade e as condições de fornecimento desses recursos.

Critérios para Seleção de Fontes

São os critérios que serão utilizados para decidir qual dos fornecedores em potencial será escolhido para realizar o fornecimento de cada um dos recursos necessários ao projeto, esses critérios podem incluir custos, prazos, qualidade, capacidade técnica, riscos agregados, garantias, capacidade de produção, histórico e tamanho da empresa fornecedora além de muitos outros critérios possíveis.

Solicitações de Mudanças

O processo de Planejamento das Aquisições pode ocasionar em solicitações de mudanças no Plano de Gerenciamento de Projetos e em outros documentos do projeto, diferentemente das atualizações documentárias simples as solicitações de mudanças devem ser avaliadas pelo processo de Controle Integrado de Mudanças (processo 4.5) pois podem gerar impactos no projeto ou necessitam de aprovações e viabilização técnica.

Conclusão

Esse artigo defini o último processo de planejamento do projeto, durante essa etapa o projeto como um todo foi planejado e está agora pronta para ser executado, esses artigos sobre planejamento tiveram como objetivo fornecer uma visão mais prática daquela fornecida pelo próprio guia, além disso tentaram desvendar e desmentir alguns mitos sobre o gerenciamento de projetos mostrando que um planejamento eficaz pode causar mudanças significantes nas chances do sucesso do projeto e que não são processos que devem ser encarados como um custo ao projeto e sim como um investimento que poderá resultar em reduções de custos e prazos dos demais processos do projeto além de ampliar a qualidade do resultado final.

O próximo artigo dará incio ao Grupo de Processos de Execução abordando os processo de Orientar e Gerenciar a Execução do Processo (Processo 4.3) e Realizar a Garantia da Qualidade (Processo 8.2).