PMBoK: Grupo de Processos de Execução (Parte 4)
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O último artigo do grupo de processos de execução na série sobre gerenciamento de projeto irá tratar da realização das execuções.
Processo 12.2 – Realizar as Aquisições
Realizar as aquisições consiste em desenvolver todas as tarefas necessárias para que todas as aquisições do projeto sejam realizadas da melhor forma possível sem comprometer prazos ou orçamentos do projeto e de forma alinhadas as atividades nas quais essas aquisições serão utilizadas.
Entradas do Processo
Plano de Gerenciamento do Projeto
O Plano de Gerenciamento do Projeto, em especial o Plano de Gerenciamento das Aquisições, contém todo o planejamento da forma como essas aquisições devem ser feitas, incluindo os critérios de escolha dos fornecedores e critérios de aceitação das aquisições, além de outras informações sobre como e quando essas aquisições devem ser realizadas, além disso qualquer outra informação de qualquer outro documento do plano de gerenciamento de projeto que seja relevante também poderá ser utilizada
Documentos de Aquisição
São as solicitações de propostas aos fornecedores enviadas na etapa de planejamento do projeto que contém informações sobre o que foi solicitado a esses fornecedores para que as propostas recebidas em retorno possam ser avaliadas.
Critérios Para Seleção de Fontes
Os critérios para seleções de fontes, descritos no Processo 12.1 continham as informações sobre como as propostas recebidas dos fornecedores serão avaliadas e quais desses critérios serão priorizados.
Lista de Fornecedores Qualificados
Lista com os fornecedores que foram selecionados previamente a partir de experiências anteriores de fornecimento ou fornecedores que tenha sido incluídos por recomendação ou por pesquisas de fornecimento em geral.
Propostas de Fornecedores
As propostas recebidas dos fornecedores devem ser avaliadas para se verificar quais estão de acordo com o que foi solicitado e encontrar as melhores condições oferecidas dentre as diversas propostas que podem ser recebidas.
Documentos do Projeto
Outros documentos do projeto também podem servir de entrada para esse processo, caso contenham alguma informação relevante sobre a necessidade e as características necessárias de uma aquisição, dentre esses documentos podem os seguintes podem ser citados:
- Registro de Riscos
- Decisões Contratuais Relacionadas aos Riscos
Decisões de Fazer ou Comprar
Descritas no Processo 12.1 contêm as decisões referentes a quais itens necessário ao projeto serão realmente adquiridos de terceiros e quais desses itens serão desenvolvidos internamente, deve-se ficar atento a essa lista para garantir que nenhum dos itens necessários ao projeto que serão desenvolvidos internamente sejam também adquiridos de terceiros provocando um gasto desnecessário ao projeto e também garantir que os itens que não serão desenvolvidos sejam realmente adquiridos evitando que exista falta de recursos para o projeto.
Acordos de Cooperação
Acordos de cooperação entre a organização realizadora do projeto, o cliente do projeto, outras partes interessadas ou até mesmo acordos de cooperação com fornecedores devem ser levados em consideração quando as aquisições são realizadas.
Ativos de Processos Organizacionais
Muitos ativos de processos organizacionais podem conter informações relevantes para o processo de realizar as aquisições, porém é possível citar listagens de fornecedores qualificados previamente e/ou informações históricas referentes a experiências anteriores com fornecedores.
Ferramentas e Técnicas
Reuniões com Licitantes
Para entender melhor as propostas enviadas pelos licitantes, para esclarecer melhor o que está sendo requerido ou mesmo para negociar melhor os termos de alguma proposta enviada, pode ser necessário realizar reuniões diretas com os licitantes, essas reuniões podem ocorrer de forma presencial ou através de conferências de voz ou vídeo.
Técnicas de Avaliação de Propostas
Quando alguma proposta mais complexa é solicitada pode ser necessário que sejam realizadas avaliações mais complexas dessas propostas, que podem incluir avaliações técnicas realizadas por pessoas com experiência na área em questão ou avaliações de um comitê de avaliações para que só então essa proposta possa ser aprovada.
Estimativas Independentes
A organização executora do projeto pode preparar estimativas previas de orçamentação dos itens licitados para que sirvam de base de comparação com as propostas que forem encaminhas, essas estimativas ajudam a identificar necessidades de mudanças de orçamento ou prazos planejados caso as propostas enviadas fujam dessas estimativas, também podem auxiliar nas negociações de valores e prazos dessas propostas.
Opiniões Especializadas
Para avaliar melhor propostas com teor extremamente técnico pode ser preciso consultar uma opinião especializada independente do fornecedor para avaliar se o que está sendo descrito na proposta condiz mesmo com o que é necessário para a execução do projeto evitando assim possíveis enganos no processo.
Publicidade
Caso sejam necessário consultar mais fornecedores do que os listados anteriormente, pode-se optar por fazer uma requisição pública de propostas e nesse caso os meios publicitários podem ser usados para que essas solicitação pública alcance um maior número de interessados.
Pesquisa na Internet
Na internet é possível encontrar diversas empresas fornecedoras dos mais variados itens que podem ser necessários para o desenvolvimento do projeto e além disso podem ser realizadas pesquisas de valores e prazos para verificar se os valores anteriormente passados por fornecedores estão de acordo com a realidade do mercado.
Negociações das Aquisições
Após realizada uma pré-seleção das propostas pode ser interessante negociar os termos dessas propostas com os possíveis fornecedores pré-selecionados, com isso é possível obter condições de custos, prazos e até mesmo qualidade melhores do que as apresentadas anteriormente.
Saídas do Processo
Fornecedores Selecionados
É um documento que define e descreve quais fornecedores ficarão responsáveis pelo fornecimento de cada um dos itens necessários ao desenvolvimento do projeto e quais serão as condições desse fornecimento.
Adjudicação do Contrato de Aquisição
Para cada um dos fornecedores selecionados deve-se desenvolver um contrato de prestação de serviço ou fornecimento de produtos no qual são descritas as condições de fornecimento que ficam acordadas entre as partes executora do projeto e fornecedora.
Calendário de Recursos
O calendário de recursos deve ser atualizado para conter as informações sobre os recursos que serão fornecidos de terceiros e as condições desse fornecimento principalmente no que diz respeito aos prazos de entrega.
Solicitações de Mudanças
Podem ser necessárias mudanças em consequência do processo de negociação com os fornecedores, essas mudanças devem ser devidamente documentadas e encaminhadas para que sejam devidamente avaliadas.
Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto
Alguns dos documentos do Plano de Gerenciamento do Projeto podem necessitar de atualizações dependendo do que for decidido com relações as aquisições, alguns desses documentos são citados abaixo:
- Plano de Gerenciamento do Cronograma
- Plano de Gerenciamento dos Custos
- Plano de Gerenciamento das Aquisições
- Linha de Base do Escopo
Atualizações dos Documentos do Projeto
Como resultado desse processo alguns documentos podem ser atualizados, alguns desses documentos são descritos abaixo:
- Documentação dos Requisitos
- Matriz de Rastreabilidade de Requisitos
- Registro de Riscos
Conclusão
Esse artigo descreveu o processo de realização das aquisições e com isso concluiu o grupo de processos de execução, porém isso não significa que o processo já está concluído, boa parte das atividades do projeto são tratadas no grupo de processo de controle, e ainda existe o grupo de processos de encerramento, nos próximos artigos iremos tratar do monitoramento e controle iniciando com os processo 4.4 – Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto e 4.5 – Realizar o Controle Integrado de Mudanças, ambos da área de conhecimento de integração do projeto.