PMBoK: Grupo de Processos de Monitoramento e Controle (Parte 3)
Deixe um Comentário
Dando continuidade a serie sobre gerenciamento de projeto esse artigo irá tratar dos processos de monitoramento e controle do cronograma e dos custos do projeto.
Processo 6.6 – Controlar o Cronograma
O processo de controlar o cronograma consiste em garantir que o cronograma esteja de acordo com o que foi planejado e dentro dos limites aceitáveis definidos na linha base do cronograma e ainda garantir que as mudanças realizadas no cronograma durante a execução do projeto sejam cumpridas.
Entradas do Processo
Plano de Gerenciamento do Projeto
É no plano de gerenciamento do projeto que estão contidos o plano de gerenciamento do cronograma e a linha base do cronograma do projeto esses documentos contem todas as informações sobre o que foi planejado em relação ao cronograma que são extremamente importantes para que se possa controlar esse ponto do projeto.
Cronograma do Projeto
O cronograma do projeto vai sendo atualizado à medida que as atividades vão sendo concluídas com as informações sobre andamento das atividades e/ou fases, situação das atividades, com base nessas informações é possível verificar se o andamento do projeto está de acordo com o planejado e se o cronograma será cumprido por cada uma das atividades e consequentemente fases e o projeto como um todo.
Informações sobre o Desempenho do Projeto
Qualquer outra informação a respeito do desempenho do projeto além daquelas que já foram devidamente incluída no cronograma do projeto também pode ser utilizada da mesma forma.
Ativos de Processos Organizacionais
Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar no processo de controlar o cronograma são aqueles relacionados a procedimentos em relação ao controle do cronograma, ferramentas de controle de cronograma, outros métodos de monitoramento do projeto além de qualquer outro ativo que esteja relacionado ao controle do cronograma.
Ferramentas e Técnicas
Análise de Desempenho
Analises de desempenho do projeto podem ser utilizadas para avaliar a situação do projeto no momento da analise e consequentemente verificar como está o andamento do projeto e mensurar a capacidade de cumprimento do cronograma.
Análise de Variação
A analise da variação se da com base na linha base do cronograma do projeto, os índices de desempenho do cronograma medidos são comparados com aqueles planejados e documentados nessa linha base para verificar qual a a variação em relação ao ponto ótimo da linha e verificar se não houve ou não existe possibilidade de que os índices medidos ultrapassem os limites aceitáveis.
Software de Gerenciamento de Projetos
Softwares de gerenciamento de projeto também podem ser muito úteis para que se realize um gerenciamento efetivo do cronograma, em especial os softwares que possuem analises gráficas de cronograma (Gráfico de Gantt por exemplo), assim como os que permitem interatividade direta com os responsáveis por cada uma das atividades podem auxiliar bastante no avaliação do cronograma e nas atualizações de desempenho do mesmo
Nivelamento de Recursos
Quando é verificado que uma atividade provavelmente não será realizada no tempo previsto para ela mas também é identificada outra atividade que provavelmente irá utilizar menos recursos do que foi planejado esses recursos podem ser transferidos de uma atividade para outra para que seja feito um nivelamento rápido dos recursos sem a necessidade de avaliações mais complexas no projeto.
Análise do Cenário “E-se”
Utilizada para revisar os dados relativos ao cronograma com base nos diferentes cenários possíveis de acontecimentos que se relacionam a determinada atividade ou fase do projeto, os cenários mais prováveis são verificados para que se tenha uma visão ampla do que pode ocorrer durante a execução dessas atividades.
Ajustes de Antecipações e Espera
As antecipações e esperas anteriormente planejadas para as atividades podem se relacionar com outras atividades, processos internos ou aquisição de um determinado recurso que podem ser realizados antes ou depois do previsto, caso isso aconteça essas antecipações e esperas devem ser revisadas.
Compressão do Cronograma
Caso seja encontrado algum atraso ou possibilidade de atraso do cronograma as mesmas técnicas de compressão utilizadas durante a fase de planejamento podem ser utilizadas agora com base em novas informações para tentar um reajuste do cronograma que minimize as chances de atraso.
Ferramenta Para Desenvolvimento do Cronograma
Outras ferramentas oi softwares para desenvolvimento do cronograma também podem ser utilizadas por esse processo com o objetivo de realinhar o cronograma novos cenários.
Saídas do Processo
Medição do Desempenho do Trabalho
As medições de desempenho do trabalho com relação ao cronograma obtidas durante o processo de controle do cronograma são saídas desse processo e devem ser encaminhadas as partes interessadas competentes.
Atualizações de Ativos de Processos Organizacionais
Qualquer informação sobre o desempenho do cronograma sendo ele positivo ou negativo juntamente com as informações sobre as ações tomadas com relação a esse desempenho devem ser incluídas nos ativos de processos organizacionais para que possam auxiliar nesse ou em outros projetos.
Solicitações de Mudanças
Caso alguma mudança no cronograma seja necessária e não possa ser realizada através das técnicas descritas acima deve-se realizar uma solicitação de mudança para que seja devidamente analisada pelo processo 4.5 – Realizar o Controle Integrado de Mudanças.
Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto
Alguns documentos do projeto, em especial os listados abaixo podem sofrer alterações a partir dos resultados desse processo:
- Linha de Base do Cronograma
- Plano de Gerenciamento do Cronograma
- Linha se Base de Custos
Atualizações dos Documentos do Projeto
Outros documentos do projeto também podem sofrer alterações a partir dos resultados desse processo, em especial os listados abaixo:
- Dados do Cronograma
- Cronograma do Projeto
Processo 7.3 – Controlar os Custos
O processo de controlar os custos é responsável por garantir que o planejamento dos custos assim como as mudanças realizadas durante a execução do projeto que se relacionem com os custos sejam cumpridas.
Entradas do Processo
Plano de Gerenciamento do Projeto
O Plano de Gerenciamento do Projeto em especial o plano de gerenciamento dos custos a as linhas de base dos custos contem as informações sobre o que foi planejado com relação esse item do projeto e quais são s limites aceitáveis planejados para os custos do projeto muito importantes para garantir que esses limites não serão ultrapassados.
Requisitos dos Recursos Financeiros do Projeto
Os requisitos dos recursos financeiros do projeto descrevem qual o montante financeiro que será utilizado por cada uma das atividades ou fases do projeto direta ou indiretamente, assim como descreve quais são as reservas de capital de cada uma dessas atividades, essa informação é fundamental para garanti que as atividades não utilizaram mais recursos do que aqueles destinados a elas.
Informações sobre o Desempenho do Trabalho
Junto com as informações sobre o desempenho do trabalho estão contidas as informações sobre quais recursos financeiros já foram utilizados pelas atividades e quais recursos financeiros ainda estão disponíveis, comparando esses dados com os disponíveis no plano de gerenciamento do projeto e nos requisitos dos recursos financeiros do projeto é possível verificar se nenhuma das atividades já utilizou os recursos disponíveis para ela e se não existe possibilidade de que isso aconteça.
Ativos de Processos Organizacionais
Qualquer procedimento de controle de gastos do projeto bem como ferramentas para tanto assim como qualquer informações histórica sobre o controle dos custos pode ser utilizada por esse processo.
Ferramentas e Técnicas
Gerenciamento do Valor Agregado
Relatório de Desempenho Gráfico (Fonte PMBoK)
Segundo a Wikipedia o Gerenciamento do Valor Agregado é: ” uma metodologia utilizada para integrar escopo, cronograma e recursos em gerência de projetos, que consiste em medir objetivamente o desempenho e o progresso do projeto comparando custos (real e planejado) e valor agregado”. Nesse metodologia são utilizados três valores-chave o Valor Planejado, que é representado pela mesma curva da Linha de Base de Custos do Projeto, o Custo Real, que representa o que foi efetivamente gasto com a atividade ou com o projeto no estágio atual do mesmo e o Valor Agregado que representa o custo planejado para realização apenas das atividades que foram realizadas até o momento. A Imagem ao lado demonstra um gráfico de GVA.
Previsão
Com base nas informações anteriormente coletadas sobre o projeto em um determinado momento pode-se realizar previsões sobre quais serão os custos de cada uma das atividades no seu termino. Diversas técnicas e análises estatísticas podem ser utilizadas para tanto, mas é importante poder prever quais serão os custos do projeto ao final da sua execução para poder verificar se eles não irão ultrapassar aquilo que foi planejado e muito menos os limites orçamentários para o projeto.
Índice de Desempenho para o Término (IDPT)
É a estimativa de desempenho necessária para que a atividade ou fase em questão possa ser concluída sem ultrapassar o orçamento planejado ou os linites estipulados pelas linhas de base dos custos, para isso é verificado quando da atividade ainda falta para ser concluída e quanto do orçamento já foi utilizado por essa atividade, com isso é possível verificar qual o desemenho necessário para que o restante da atividade seja executado com o restante do orçamento.
Análise de Desempenho
Em se tratando de custos as analises de desempenham basicamente verificam qual a parcela do projeto já foi concluída com os recursos financeiros utilizados até o momento, com isso é possível verificar o desempenho do projeto em relação aos custos.
Análise da Variação
A analise da variação compara os dados encontrados nos documentos do projeto juntamente com os dados obtidos a partir das técnicas apresentadas acima com a linha de base dos custos do projeto para verificar se o orçamento está dentro dos limites estipulados por essas linhas de base e se não existe riscos de que os recursos utilizados por cada uma das atividades ultrapassem esses limites.
Software de Gerenciamento de Projetos
Softwares de gerenciamento de projeto que possuam funcionalidades de controle dos custos também podem auxiliar no controle dos custos do projeto.
Saídas do Processo
Medições de Desempenho do Trabalho
Os dados obtidos através das técnicas apresentadas acima são saídas desse processo e devem ser encaminhados as partes interessadas competentes para que essas realizem as devidas avaliações
Previsões de Orçamento
As previsões de utilização do orçamento obtidas através das mesmas técnicas também são saídas desse processo e também devem ser encaminhadas as partes interessadas, mas mais importante que isso é que essas previsões orçamentárias podem resultar em alterações do planejamento do projeto bem como possíveis alterações no orçamento do mesmo.
Atualizações de Ativos de Processos Organizacionais
Qualquer informação sobre o desempenho do custos sendo ele positivo ou negativo juntamente com as informações sobre as ações tomadas com relação a esse desempenho devem ser incluídas nos ativos de processos organizacionais para que possam auxiliar nesse ou em outros projetos.
Solicitações de Mudanças
Caso alguma mudança no orçamento do projeto seja necessária deve-se realizar uma solicitação de mudança para que seja devidamente analisada pelo processo 4.5 – Realizar o Controle Integrado de Mudanças.
Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto
Alguns documentos do projeto, em especial os listados abaixo podem sofrer alterações a partir dos resultados desse processo:
- Linha de Base do Desempenho de Custos
- Plano de Gerenciamento dos Custos
Atualizações dos Documentos do Projeto
Outros documentos do projeto também podem sofrer alterações a partir dos resultados desse processo, em especial os listados abaixo:
- Estimativa de Custos
- Base das Estimativas
Conclusão
Esse artigo tratou do controle do cronograma e dos custos do processo, ambos os processos são fundamentais para garantir o sucesso de um projeto e satisfazer as expectativas do cliente, porém é importante lembrar que o controle de custos é um item que pode necessitar de uma atenção especial, por isso é possível que em projetos de médio ou grande porte seja necessária a presença de um especialista em analise financeira e/ou de custos para auxiliar nesse ponto visto que somente um profissional dessa área saberá lidar adequadamente com os índices e formulas necessários para um controle efetivo dos custos. O próximo artigo irá abordar os processos 8.3 – Controlar a Qualidade e 10.5 -Reportar o Desempenho.