PMBoK: Grupo de Processos de Monitoramento e Controle (Parte 4)
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Em mais um artigo da série sobre gerenciamento de projetos vou falar sobre os processos de monitoramento e controle da qualidade e das comunicações.
Processo 8.3 – Controlar a Qualidade
O processo de controlar a qualidade consiste em monitorar e registrar as informações sobre o controle de qualidade do projeto para garantir que o nível esperado de qualidade do produto e/ou projeto seja alcançado.
Entradas do Processo
Plano de Gerenciamento do Projeto
O Plano de Gerenciamento do Projeto, em especial o Plano de Gerenciamento da Qualidade contem as informações sobre quais os níveis de qualidade esperados para esse produto ou projeto assim como quais devem ser as ações utilizadas para garantir que essa qualidade seja alcançada, outros documentos do plano podem ainda contem outras informações que se relacionem com a qualidade do produto ou projeto e que também podem ser usadas.
Métricas de Qualidade
As métricas de qualidade obtidas ao longo do projeto, assim como o planejamento de métricas de qualidade serão utilizados por esse processo para verificar se aquilo que foi planejado foi de fato cumprido, ou seja se as medições de qualidade são iguais ou melhores que o planejamento da qualidade.
Lista de Verificação de Qualidade
Da mesma forma como nas métricas de qualidade as listas de verificação de qualidade juntamente com os resultados obtidos pelas verificações efetuadas com base nessas listas serão utilizadas para verificar se o que foi planejado com relação a qualidade foi alcançado.
Medições do Desempenho do Trabalho
As medições do desempenho do trabalho em especial aqueles que se relacionam com o desempenho da qualidade do trabalho também serão utilizadas pelo processo de controlar a qualidade para verificar se essas medições são satisfatórias.
Solicitações de Mudanças Aprovadas
Durante o projeto algumas mudanças relativas a qualidade do produto, resultado ou até mesmo do projeto podem ser solicitadas e algumas dessas podem ser aprovadas, e importante que se saiba quais dessas mudanças foram aprovadas e quais as alterações nos parâmetros de qualidade que elas proporcionam para que o controle da qualidade seja feito com base nas informações mais atualizadas do projeto.
Entregas
As entregas das diferentes atividades ou fases do projeto assim como a entrega final do projeto devem ser avaliadas do ponto de vista da qualidade para verificar se os critérios iniciais de qualidade planejados foram cumpridos.
Ativos de Processos Organizacionais
Os ativos de processos organizacionais que se relacionam de alguma forma com a qualidade do projeto ou de seu produto ou resultado final podem ser utilizados por esse processo, desses é possível destacar o padrões de qualidade da empresa, a padronização do trabalho assim como outros procedimentos relacionados aos relatórios de qualidade e politicas de comunicações de qualidade.
Ferramentas e Técnicas
Diagrama de Causa e Efeito
Diagramas de causa e efeito demonstram de forma gráfica quais os fatores que podem influenciar em diferentes resultados dentro do projeto, esses diagramas podem auxiliar a identificar possíveis causas de problemas relacionados a qualidade do projeto assim como demonstrar como é possível melhorar a qualidade desse projeto ou de seu resultado.
Gráficos de Controle
Os gráficos de controle (Descritos no Processo 8.1) podem auxiliar no controle da qualidade do projeto ou do produto visto que fornecem uma visão clara do que está acontecendo naquele momento do projeto e quais são as expectativas para o futuro do projeto, esses gráficos possuem linhas de limites aceitável de tolerância tanto positivos quanto negativos e auxiliam a identificar quando algo está ultrapassando esses limites no projeto
Fluxogramas
Os fluxogramas permitem identificar quais etapas do processo não estão sendo realizadas conforme planejado e ajudar a identificar possibilidades de melhorias no processo visto que demonstram de forma gráfica qual é a sequência das etapas durante o ciclo de vida do projeto.
Histograma
Um histograma é um gráfico de barras que demonstra quais as causas mais comuns de um determinado problema, por exemplo o numero de vezes que uma atividade ultrapassou o orçamento previamente determinada para ela e por que esse orçamento foi ultrapassado, cada uma das barras representaria cada um desses motivos.
Diagrama de Pareto
É um tipo de histograma onde as causas de falhas são dispostas na ordem de frequência, para facilitar a identificação das causas que mais contribuem para a ocorrência.
Gráfico de Execução
É um gráfico semelhante ao gráfico de controle porem sem a exibição dos limites, por ser um gráfico mais limpo facilita a visualização da tendência do projeto.
Diagrama de Dispersão
Esse gráfico é utilizado para analisar a correlação entre duas variáveis que são dispostas nos eixos do gráfico.
Amostragem Estatística
Amostragem estatística consistem em selecionar uma parcela do que está sendo desenvolvido para análise e transpor os resultados dessa análise para o projeto como um todo, assim é possível analisar apenas parte do projeto e obter uma visão ampla do seu andamento, quanto menor a amostragem maiores são as chances de erro dessa análise.
Inspeção
Quando uma entrega é efetuada ou até mesmo durante o seu desenvolvimento é possível realizar uma inspeção detalhada nesse entrega para verificar se aquilo que foi planejado está sendo realmente executado.
Revisão de Solicitações de Mudanças Aprovadas
As mudanças aprovadas devem ser revisadas para garantir sua implementação.
Saídas do Processo
Medições de Controle de Qualidade
Os dados obtidos com base nas técnicas utilizadas devem ser armazenados para que sejam reportados as partes interessadas competentes e para que fiquem a disposição da equipe do projeto para eventuais consultas.
Mudanças Validadas
Quando uma mudança é solicitada deve-se verificar se essa mudança foi de fato executada para então validar essa mudança
Entregas Validadas
As entregas que estiverem de acordo com aquilo que foi planejado ou com as mudanças que foram aprovadas serão devidamente validadas.
Atualizações em Ativos de Processos Organizacionais
Alguns ativos de processos organizacionais podem ser atualizadas em consequência desse projeto, são possíveis citar as atualizações nas listas de verificação concluídas e atualizações nos documentos de lições aprendidas.
Solicitações de Mudanças
Caso alguma das entregas não seja aprovada deve-se gerar uma solicitação de mudança detalhando os motivos dessa entrega não ter sido aprovada e os procedimentos necessárias para que essa aprovação ocorra.
Atualizações no Plano de Gerenciamento do Projeto
A partir da conclusão desse processo qualquer documento que se relacione com a qualidade do projeto ou resultado pode ser atualizado, alguns desses documentos são:
- Plano de Gerenciamento de Qualidade
- Plano de Melhorias no Processo
Atualizações nos Documentos do Projeto
Outros documentos do projeto também podem ser alterados a partir dos resultados desse processo, dentre eles é possível citar:
- Padrões de Qualidade
Processo 10.5 – Reportar o Desempenho
O Processo de Reportar o desempenho consistem em garantir o fornecimento às partes interessadas no projeto informações sobre o andamento do mesmo e sobre as previsões para os próximos passos do projeto.
Entradas do Processo
Plano de Gerenciamento do Projeto
O Plano de Gerenciamento do Projeto, em especial o Plano de Gerenciamento das Comunicações descreve quais informações devem ser passadas para cada uma das partes interessadas e de que forma isso deve ocorrer, são os dados contidos nesse planejamento que devem ser seguidos.
Informações sobre o Desempenho do Trabalho
As informações sobre o desempenho do trabalha relatadas por diversos outros processos são as informações que devem ser encaminhadas às partes competentes para que sejam a avaliadas, e importante que todas essas informações provenientes dos diversos processos tenham sido devidamente documentadas para que não hajam falhas nas comunicações e para garantir que todas as partes competentes estão recebendo as informações que deveriam conforme o planejamento.
Medições do Desempenho do Trabalho
Assim como as informações sobre o desempenho do trabalha, as medições realizadas durante o ciclo de vida do projeto também devem ser devidamente documentadas para serem encaminhadas para as partes competentes da forma como foi anteriormente planejado.
Ativos de Processos Organizacionais
Qualquer ativo de processos organizacional que se relacione com os processo de comunicação do projeto pode ser utilizado para auxiliar nesse processo, dentre esses é possível destacar:
- Modelos de Comunicação
- Politicas de Comunicação
- Limites de Variação Definidos
Ferramentas e Técnicas
Análise da Variação
A análise da variação, como já dito anteriormente, consiste na verificação e análise do desvio do executado em relação ao planejado, essa análise de variação pode ser realizada nesse caso para fornecer informações comparativas às partes interessadas que já receberam informações sobre o que havia sido planejado anteriormente, informações positivas em relação a variação podem inclusive auxiliar nas negociações entre as partes interessadas durante o ciclo de vida do projeto.
Método de Previsão
Os métodos de previsão também são utilizados para que seja possível passar para as partes interessadas informações sobre o que se espera para os próximos passos do projeto, com isso as partes interessadas são informadas previamente do que pode acontecer e podem tomar as devidas providências com relação aos acontecimentos prováveis.
Método de Comunicação
Os métodos de comunicação devem ser usados conforme planejado para transferir as informações para as partes interessadas, como dito durante a fase de planejamento informações críticas para partes interessadas com maior importância no projeto devem ser passadas através de canais de comunicação mais rápidos e seguros, enquanto informações menos críticas para partes interessadas de menor importância no projeto podem utilizar canais de comunicação que gerem menores custos ao projeto.
Sistemas de Distribuição da Informação
Sistemas de distribuição das informações como ferramentas automatizadas para tanto ou softwares de comunicação também podem auxiliar no processo de reportar o desempenho.
Saídas do Processo
Relatórios de Desempenho
Os relatórios de desempenho são documentos que organizam as informações relacionadas ao desempenho do trabalho, fornecendo assim informações mais precisas sobre os acontecimentos do projeto, em alguns casos pode ser necessário o desenvolvimento de relatórios com níveis de detalhamento diferenciado para cada um das partes interessadas já que algumas delas devem ter acesso a algumas informações que outra não.
Atualizações em Ativos de Processos Organizacionais
Qualquer ativo de processo organizacional que se relacione com os processos de comunicação do projeto podem ser atualizados em consequencia desse processo, dentre eles é possível destacar:
- Modelos de Comunicação
- Politicas de Comunicação
- Documentos de Lições Aprendidas
Solicitações de Mudanças
As análises de desempenho do projeto assim como as informações obtidas através das comunicações realizadas com as partes interessadas podem gerar solicitações de mudanças no projeto, essas solicitações devem ser devidamente encaminhadas para análise e possível aprovação.
Conclusão
Nesse artigo falei um pouco sobre os processos de controlar a qualidade que é um processo fundamental para garantir que a qualidade do projeto ou de seu resultado final seja alcançada conforme o planejado e sobre o processo de reportar o desempenho que também é fundamental para garantir que as partes interessadas competentes estão sendo devidamente comunicadas dos acontecimentos do projeto e com isso estabelecer relações mais saudáveis entre eles e a equipe de desenvolvimento do projeto, no próximo artigo, o último do grupo de processo de monitoramento e controle irei falar um pouco sobre os processos 11.6 – Monitorar e Controlar os Riscos e 12.3 – Administrar as Aquisições.
Sr. Paulo,
Gostaria de ver postado no seu blog a parte do PMBOK, relacionado ao tempo. Não estou localizando. Se possível gostaria de receber orientação prar fins acadêmico.
Grato.
Assis Sousa.
Ola Assis,
Os processos da área de conhecimento de tempo (ou cronograma) estão disponíveis nos artigos a seguir:
http://www.pauloeduardo.com/2011/09/20/pmbok-grupo-de-processos-de-monitoramento-e-controle-parte-3/
http://www.pauloeduardo.com/2011/08/03/pmbok-grupo-de-processos-de-planejamento-parte-2/
Desde já agradeço a leitura do Blog e espero que aprecie também esses artigos.