PMBoK: Grupo de Processos de Monitoramento e Controle (Parte 5)
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No último artigo, da serie de gerenciamento de projetos, que fala do grupo de processos de monitoramento e controle irei falar sobre os processos de monitoramento e controle dos riscos, que tem como objetivo garantir que os riscos estão sendo devidamente monitorados e impedir que algo saia do controle e do processo de controlar as aquisições que tem como objetivo garantir que as aquisições estejam ocorrendo da forma como foram planejadas.
Processo 11.6 – Monitoras e Controlar os Riscos
O processo de monitorar e controlar os riscos, como já foi dito da introdução, tem como objetivo monitorar riscos para garantir que o planejamento de riscos seja devidamente realizado e para garantir que os riscos positivos estão sendo buscados e os negativos evitados.
Entradas do Processo
Registro dos Riscos
O Registro dos riscos contem a lista completa de todos os riscos que foram identificados no início do projeto, juntamente com uma descrição detalhada dos impactos, positivos e/ou negativos de cada um desses riscos.
Plano de Gerenciamento do Projeto
O Plano de Gerenciamento do Projeto, em especial o plano de gerenciamento dos riscos, contem informações sobre como os riscos devem ser tratados e quais daqueles que podem gerar impacto positivo devem ser buscados com maior enfase e de que forma e quais os que podem gerar impactos negativos devem ser evitados mesmo que para isso seja necessário utilizar recursos do projeto.
Informações sobre o Desempenho do Trabalho
As informações sobre o desempenho permitem visualizar quais desses eventos de risco estão prestes a ocorrer ou já ocorreram e com isso tomar as atitudes necessárias em cada um dos casos.
Relatórios de Desempenho
Assim como as informações sobre o desempenho do trabalho os relatórios de desempenho também possuem informações que permitem identificar e/ou prever a chance de que um evento de risco ocorra no estágio atual do projeto e pode ajudar a identificar possíveis ações para cada um dos casos.
Ferramentas e Técnicas
Reavaliação de Riscos
A medida que o projeto avança novas informações sobre os riscos podem surgir e com base nessas novas informações esses riscos podem ser reavaliados para identificar novos níveis de impacto possíveis ou até mesmo para excluir riscos cujas chances de ocorrer já tenha sido eliminadas.
Auditorias de Riscos
Auditorias de riscos podem ser realizadas para verificar se aquilo que foi planejado com relação aos riscos está de fato sendo executado e para verificar se novas informações referentes a eles não estão agora disponíveis.
Análise da Variação e Tendencias
A análise da variação permite visualizar e comparar o que foi planejado com o que está sendo executado com o objetivo de avaliar melhor os riscos, a partir dessa análise é possível traçar tendências para os acontecimentos futuros do projeto.
Medição de Desempenho Técnico
As medições de desempenho técnico são utilizadas para avaliar as realizações técnicas do projeto e compará-las com o planejado, com isso é possível controlar melhor os riscos que se relacionavam com fatores técnicos dentro do projeto.
Análise das Reservas
A análise das reservas permite verificar quais reservas já foram consumidas pelo projeto e avaliar se as reservas ainda disponíveis são suficientes para garantir a conclusão do projeto, com isso é possível reavaliar os riscos para garantir um controle mais efetivo dos mesmos.
Reuniões de Andamento
Reuniões de andamento são realizadas durante a execução do projeto para que as equipes ou os responsáveis por essas equipes forneçam informações sobre o andamento do projeto, essas informações também poderão ser utilizadas para controlar melhor os riscos do projeto, além disso durante essas reuniões também podem ser decididas novas formas de gerenciar os projetos com o objetivo de aperfeiçoar esse monitoramento e controle.
Saídas do Processo
Atualizações do Registro dos Riscos
Com base nas informações e decisões desse processo o Registro dos Riscos deve ser atualizado com as novas informações sobre os riscos e também para incluir novos riscos que tenham sido identificados durante o desenvolvimento do projeto ou para informar que algum risco não tem mais chance de ocorrer.
Atualizações dos Ativos de Processos Organizacionais
Alguns ativos de processos organizacionais podem ser atualizados como resultado desse e dos outros processos de gerenciamento dos riscos, dentre esses é possível citar:
- Modelos do Plano de Gerenciamento dos Riscos
- Estrutura Analítica dos Riscos
- Lições Aprendidas
Solicitações de Mudanças
Caso alguma mudança necessária seja encontrada por esse processo deve-se gerar uma solicitação de mudança que será encaminhada para verificação e possível aprovação.
Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto
Alguns documentos do plano de gerenciamento do projeto podem também ser atualizados em consequência desse processo, dentre eles é possível citar:
- Plano de Gerenciamento de Riscos
Atualizações dos Documentos do Projeto
Assim como os documentos do plano de gerenciamento do projeto outros documentos do projeto também podem receber atualizações em consequência das atividades desse processo, dentre eles é possível citar:
- Atualizações no Registro das Premissas
- Atualizações na Documentação Técnica
Processo 12.3 – Administrar as Aquisições
O processo de administrar as aquisições consiste em verificar e garantir que as aquisições ocorram da forma como foram planejadas para que as atividades do projeto que dependam dessas aquisições também sejam realizadas com eficiência.
Entradas do Processo
Documentos de Aquisição
Os documentos de aquisição contêm as informações sobre os termos firmados entre a empresa executora do projeto e a empresa fornecedora de materiais ou equipamentos necessários para a execução do projeto ou recursos humanos para o projeto, o processo de administrar as aquisições devem verificar se esses termos estão sendo cumpridos e trabalhar para que nada ocorra fora do que foi previamente acordado.
Plano de Gerenciamento do Projeto
O Plano de Gerenciamento do Projeto, em especial o plano de gerenciamento das aquisições contem informações sobre como essas aquisições devem ser administradas e quais as medidas que devem ser tomadas para garantir que tudo ocorra como planejado ou para corrigir algo que não esteja sendo executado corretamente.
Contrato
Os contratos de aquisições também contêm outras informações sobre os acordos firmados entre a empresa executora do projeto e a empresa fornecedora de recursos que também podem ser usadas pelo processo de administrar as aquisições.
Relatórios de Desempenho
Os relatórios de desempenho das aquisições contêm informações sobre o andamento das mesmas, como informações sobre aquisições já realizadas, informações sobre possíveis atrasos na entrega de aquisições. Nesses relatórios também podem estar incluídas informações provenientes do fornecedor do recursos sobre o seu próprio desempenho para entrega da aquisição solicitada.
Solicitações de Mudanças Aprovadas
As solicitações que tenham sido aprovadas e que se relacionem com uma ou mais aquisições também podem conter informações úteis para esse processo.
Informações sobre o Desempenho do Trabalho
Qualquer outra informação sobre o desempenho do trabalho geral do projeto que possa influenciar nas aquisições, como mudanças no cronograma de atividades que dependam de recursos de terceiros também pode servir de entrada para esse processo.
Ferramentas e Técnicas
Sistema de Controle de Mudanças no Contrato
Mudanças em contratos podem precisar passar por novos processo de negociação ou outros processos necessários para que essas mudanças sejam realizadas, por isso caso seja necessária uma mudança nos termos das aquisições o Sistema de Controle de Mudanças no contrato que define como isso será feito deve ser utilizado.
Análise Desempenho das Aquisições
O desempenho das aquisições também deve ser avaliado para garantir que aquilo que foi planejado ou aquilo que foi alterado por algum processo de mudanças seja devidamente cumprido e para gerar os devidos relatórios de aquisições que podem ser necessários.
Inspeções e Auditorias
Inspeções e auditorias também podem ser realizadas para verificar o andamento das aquisições
Relatórios de Desempenho
Relatórios sobre o fornecimento dos recursos também auxiliam a verificar o andamento das aquisições e prever os acontecimentos futuros relacionados as aquisições do projeto.
Sistemas de Pagamento
Os pagamentos realizados aos fornecedores devem atender as exigências contratuais e geralmente são executados de acordo com os procedimentos da empresa executora do projeto, é importante que todos os pagamentos sejam devidamente documentados para que não existam problema futuros.
Administração de Reivindicações
Reivindicações são as mudanças solicitadas por uma das partes que não foi aceita pela outra, o aconselhável é que essas reivindicações sejam negociadas para que ambas as partes entre em um acordo sobre o que está sendo reivindicado, mas caso isso não seja possível outros métodos de resolução devem ser aplicados para evitar que isso não afete o restante do projeto. Independentemente do que seja feito essas reivindicações também devem ser documentadas e monitoradas durante todo o ciclo do projeto.
Sistema de Gerenciamento de Registros
Um sistema de gerenciamento de registros e qualquer processo manual ou automatizado, ou software que possibilite que os registros sejam controlados e que permita a manutenção de diferentes versões de um mesmo registro para consulta caso seja necessária.
Saídas do Processo
Documentação da Aquisição
As documentações de aquisições devem ser atualizadas para que se inclua as informações referentes ao todos as mudanças e acontecimentos que ocorreram durante o ciclo de vida do projeto até o momento.
Atualizações de Ativos de Processos Organizacionais
Qualquer ativo de processo organizacional que se relacione com as aquisições e que for modificado por esse processo pode necessitar de atualização, dentre esses é possível citar:
- Cronogramas e Solicitações de Pagamento
- Documentação da Avaliação do Desempenho do Fornecedor
Solicitações de Mudanças
Algumas solicitações de mudanças podem ser geradas como resultado desse processo, essas solicitações devem ser devidamente encaminhadas para avaliação e possível aprovação.
Atualizações do Plano de Gerenciamento de Projeto
Qualquer documento do plano de gerenciamento de projetos que contiver informações relativas as aquisições que forem modificadas por esse processo pode necessitar de atualização, dentre esses é possível citar:
- Plano de Gerenciamento das Aquisições
- Linha de Base do Cronograma
Conclusão
Esse foi o último artigo do grupo de processos de monitoramento e suporte, com isso a série de gerenciamento de projetos está quase chegando ao fim, estão faltando agora somente os processo do grupo de encerramento, e é deles mesmo que irei trata no próximo artigo, são os processos 4.6 – Encerrar o Projeto ou Fase e 12.4 – Encerrar as Aquisições.