PMBoK: Grupo de Processos de Encerramento
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A série de gerenciamento de projetos falou dos processos do grupo de iniciação, execução e monitoramento e controle, agora chegamos ao último grupo de processos, o grupo de processos de encerramento, e como esse grupo possui apenas dois processos, o Processo 4.6 – Encerrar o Projeto ou Fase e o Processo 12.4 – Encerrar as Aquisições esse é também o último artigo da série.
Processo 4.6 – Encerrar o Projeto ou Fase
O processo de encerrar projeto ou fase será responsável por receber as entregas o projeto ou fase e finalizar o mesmo, a entrega do resultado desse produto ou fase ao cliente deverá vir acompanhada de uma documentação finalizando essa etapa.
Entradas do Processo
Plano de Gerenciamento do Projeto
O Plano de gerenciamento do projeto contem todas as informações sobre o projeto e foi sendo atualizado ao longo do seu ciclo de vida, ao final de um projeto ou fase esse documento contem as informações sobre o que foi inicialmente planejado, as informações sobre o que foi alterado no decorrer do projeto e as informações sobre o que efetivamente foi realizado, com base nessas informações poderá ser verificado se essa fase ou projeto está realmente concluída e se pode ser encerrada.
Entregas Aceitas
As entregas aceitas e validadas do ponto de vista de qualidade serão entregues ao cliente do projeto, que pode ser interno ou externo, essas entregas devem ser devidamente documentadas para que não restem dúvidas sobre a conclusão do projeto.
Ativos de Processo Organizacionais
Ferramentas e Técnicas
Opinião Especializada
Uma opinião especializada poderá ser útil para avaliar as entregas do projeto e também para realizar os procedimentos legais de entrega de seu resultado, que englobam a documentação de recebimento das entregas e o termo de aceite do projeto que será descrito abaixo.
Saídas do Processo
Transição de Produto, Serviço ou Resultado Final
No caso de um encerramento de fase o produto, serviço ou resultado final pode ser entregue à próxima fase do projeto para que essa de continuação ao seu desenvolvimento ou até mesmo ao cliente, caso essa fase entregue algo independente do restante do projeto, no caso do encerramento do projeto o produto, serviço ou resultado final será entregue ao cliente do projeto.
Atualizações de Ativos de Processos Organizacionais
Alguns ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados como resultado desse processo são listados abaixo, porém qualquer outro ativo que se relacione ao encerramento de um projeto ou fase também pode ser atualizado.
- Arquivos do Projeto
- Documentos de Encerramento do Projeto ou Fase
- Informação Histórica
Processo 12.4 – Encerrar as Aquisições
Durante o ciclo de vida do projeto algumas aquisições foram feitas, os equipamentos que foram comprados agora pertencem a empresa executora e devem ser devidamente destinados a algum lugar ou repassados a outro projeto, alguns equipamentos foram alugados, esses devem ser devolvidos ao proprietário da forma como foi anteriormente acordado, além de peças e equipamentos, alguns recursos humanos também foram terceirizados e esses contratos de terceirização devem ser finalizados, esse processo é responsável por realizar todos esses procedimentos.
Entradas do Processo
Plano de Gerenciamento do Projeto
O plano de gerenciamento do projeto, em especial o plano de gerenciamento das aquisições, contem as informações sobre os termos que regem cada um das aquisições, nesse documento devem constar informações sobre quais itens foram comprados ou alugados e informações sobre os termos dos contratos de terceirização dos serviços, e com base nessas informações que as aquisições devem ser encerradas.
Documentação da Aquisição
Cada aquisição também possui individualmente um documento de aquisição que também contem informações sobre aquela aquisição em específico e que também podem ser usadas da mesma forma como as informações do plano de gerenciamento das aquisições.
Ferramentas e Técnicas
Auditorias de Aquisições
O objetivo das auditorias de aquisições e avaliar como foram realizadas as aquisições nesse projeto e como foi fornecido o serviço de terceiros com o objetivo de aperfeiçoar o gerenciamento das aquisições em outras fases desse projeto ou em projetos futuros desenvolvidos pela empresa executora.
Acordos Negociados
Caso algum termo da aquisição ainda tenha que ser negociado, como valor a ser pago pelo uso de um equipamento alugado por um período maior que o negociado previamente, ou qualquer outra resolução de conflito isso deve ser feito nesse momento, o ideal é que todos os conflitos sejam solucionados de forma pacífica entre as partes através de acordos bilaterais, mas caso isso não seja possível esse conflito deve ser resolvido judicialmente.
Sistema de Gerenciamento de Registros
Um sistema de gerenciamento de registros pode auxiliar no gerenciamento dos documentos e dos acontecimentos relativos as aquisições do projeto.
Saídas do Processo
Aquisições Encerradas
É o encerramento formal do encerramento da aquisição, caso essa não seja uma aquisição permanente um documento é enviado do comprador para o fornecedor informando sobre o termino da aquisição, a partir dai são realizados os procedimentos contratuais de devolução daquilo que foi adquirido.
Atualizações nos Ativos de Processos Organizacionais
Como resultado desse processo qualquer ativo de processo organizacional que se relacione com as aquisições pode ser atualizado, são listados abaixo alguns exemplos desses ativos:
- Arquivo de Aquisições
- Aceitação da Entrega
- Documentação de Lições Aprendidas
Conclusão
Esse foi o último artigo da série sobre gerenciamento de projetos, durante essa série foram descritos uma diversidade de processos recomendados pelo PMI para um gerenciamento efetivo de projetos que procura atender tanto a pequenos como a grandes projetos, a primeira vista a quantidade de processos apresentada pode passar uma visão equivocada de que o gerenciamento de projetos é apenas um conjunto burocrático de ações que poderia dificultar a execução de um projeto, mas com sua implementação é possível perceber que o uso desses processos ajuda muito a conduzir um projeto de forma estrutura e reduz consideravelmente a chance de insucessos do mesmo.
Procurei durante essa série passar uma visão mais prática daquilo que é apresentado pelo Guia PMBoK, outras informações podem ser encontradas nele, porém caso algum dos leitores tenha alguma dúvida com relação ao gerenciamento do projeto a seção de comentários do blog estará sempre aberta para que essas dúvidas possam ser solucionadas da melhor forma possível, espero que tenham gostado dessa série, além disso outros artigos sobre gerenciamento de projetos poderão vir a ser publicados no blog futuramente, enquanto isso o blog segue com outros artigos sobre Tecnologia, Negócios e o Mundo.
Bela explicação sobre este processo.
obrigado!