Ativos de Processos Organizacionais e Fatores Ambientais
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Durante os artigos da série sobre gerenciamento de projetos publicada aqui no blog muitos dos processos tratados falavam sobre Ativos de Processos Organizacionais e Fatores Ambientais da Empresa, muitas das entradas desses processos se referiam a esses dois itens e muitas das saídas desses e de outros processos sugeriam atualizações nos mesmo. Esse artigo pretende elucidar um pouco mais sobre o que são esses dois itens fundamentais no gerenciamento de projetos e sobre quais são as diferenças entre eles.
Fatores Ambientais da Empresa
O próprio nome desse item já serve para passar uma idéia básico sobre ao que ele se referem, os fatores ambientais da empresa são o grupo de conhecimento, experiências e procedimentos que ambientam tanto internamente como externamente a empresa executora do projeto ou qualquer outra empresa interessada no projeto.
Esses Fatores Ambientais podem ser tangíveis, como, por exemplo, os equipamentos que a empresa possui e quem podem ser usados no decorrer de um ou mais processos, as instalações da empresa que poderão ser usadas para abrigar a equipe executora do projeto ou até mesmo para armazenar os equipamentos próprios e os obtidos de terceiros ou os recursos humanos de cada uma das empresas envolvidas.
Os mesmos também podem ser intangíveis, como a cultura da empresa as padronizações de processos internas ou de mercado, o ambiente político, financeiro, econômico e social no qual estão inseridas as empresas e os projetos, as normas e regulamentações governamentais ou de setor ou até mesmo o relacionamento anterior entre as empresas interessadas no projeto.
Por fim os fatores ambientais da empresa podem ainda ser digitais como sistemas informatizados para gerenciamento do projeto como um todo ou de partes do mesmo ou como canais de comunicação estabelecidos pelas organizações interessadas no projeto.
Ativos de Processos Organizacionais
São as informações e conhecimentos obtidos durante o desenvolvimento do próprio projeto ou de outros projetos, simultâneos ou anteriores, esses estão mais relacionados a conhecimentos técnicos relativos a determinadas atividades de um projeto, resultados de experiências com diferentes procedimentos para uma mesma atividade ou atividade semelhante, bases de informações obtidas de terceiros e/ou alimentadas com informações próprias e procedimentos padronizados para realização de algum tipo de tarefa. Pela sua própria natureza ser relacionada a conhecimento e informação são em sua maioria intangíveis apesar de também poder incluir arquivos referentes ao projeto ou até mesmo protótipos ou diagramas que podem ser considerados mais tangíveis.
Diferentemente dos Fatores Ambientais da Empresa que são realmente utilizados e até mesmo consumidos durante o ciclo de vida de um projeto os Ativos de Processos Organizacionais são mais úteis para auxiliar no desenvolvimento de uma atividade dentro do projeto guiando seus procedimentos do que para serem usados durante as essas atividades.
Conclusão
Tanto os Fatores Ambientais da Empresa quanto os Ativos de Processos Organizacionais podem ser extremamente úteis para o desenvolvimento do projeto e para reduzir as chances de insucesso dos mesmo, porém vão sendo adquiridos ao longo do processo de crescimento e aprimoramento da empresa, além disso muitos desses Fatores Ambientais ou Ativos de Processos Organizacionais podem ser muito úteis para uma empresa mas não se adequar a realidade de uma outra empresa, por isso se sua empresa está começando a trabalhar com projetos agora ou é realmente uma empresa nova saiba que ao longo do processo de crescimento de sua empresa os mesmos serão formados aos poucos, e tudo que você pode fazer para auxiliar nesse processo e aprender o máximo que puder tanto com os acertos quanto com os erros de sua empresa, além disso é sempre importante documentar todos os acontecimentos dos projetos, pois essas informações podem parecer inúteis na início, mas poderão ser muito úteis no futuro.